Контроль над подчиненными необходим для эффективной работы персонала. Руководитель будет знать, как сотрудники соблюдают трудовую дисциплину, какие задачи и как быстро выполняют, сколько времени находятся в офисе. Эта информация помогает принимать оперативные и стратегические управленческие решения, а также справедливо мотивировать людей в зависимости от объема выполненной работы.
В этой статье разберемся подробнее в организации и контроле деятельности подчиненного персонала, а также рассмотрим основные способы и инструменты учета рабочего времени.
Что такое контроль работы подчинённых и зачем он нужен?
Директор компании или начальных подразделения должен постоянно контролировать работников, чтобы своевременно обнаруживать недостатки в их работе. Это позволяет устранить проблему до того, как она приведет к срыву проекта.
Кроме того, контроль деятельности подчиненных позволяет оценить персональный вклад каждого работника в общий результат. На основе этих данных можно построить мотивацию: выписать премию, увеличить зарплату, повысить в должности.
Правильно выстроенная система решает несколько дополнительных задач:
- фокусирует персонал на достижении результата;
- обеспечивает своевременное достижение поставленных целей;
- повышает конкурентоспособность компании на рынке;
- оптимизирует бизнес-процессы за счет устранения проблемных моментов.
Контроль необходим также в том случае, если персонал работает качественно. При отсутствии надзора со стороны руководителя сотрудники могут пренебрегать своими обязанностями.
Более того, директор компании должен контролировать также работу топ-менеджеров. В противном случае сложно выявить недостатки в их действиях, обнаружить некомпетентность конкретного начальника, вовремя скорректировать его действия.
Популярные формы и методы контроля подчинённых
Руководители компаний используют такие основные виды контроля подчиненных:
- Итоговый — начальник оценивает результаты работы сотрудника по тому, насколько качественно он выполнил задачу. Промежуточные проверки не проводят. Преимущество этого подхода в сохранении мотивации к самостоятельному преодолению возникающих трудностей.
- Предварительный — руководитель время от времени проверяет, на каком этапе находится конкретный проект. Во время контроля он помогает подчиненному, дает советы и подсказки, в сложных случаях вносит исправления. Этот метод подходит, если ошибки персонала не наносят фатального ущерба результату.
- Поэтапный — проект заранее разбивают на несколько этапов с промежуточными целями. После этого начальник оценивает их достижение согласно утвержденному плану. Благодаря этому можно достичь систематичности в проверках и сократить их количество.
- Периодический — этот вариант похож на поэтапный, но контроль проводится не после завершения очередного этапа, а в заранее обозначенные даты.
- Выборочный — руководитель оставляет за собой право в любое время проверить работу подчиненного независимо от этапа, на котором находится проект.
Подбирать один из видов контроля можно в зависимости от особенностей выполняемой работы, специфики деятельности, ответственности персонала и других факторов. При этом важно определить форму контроля подчиненных. Возможны несколько вариантов
Бумажные отчеты
Этот способ подходит для государственных и общественных организаций, а также для компаний, где важно строгое соблюдение регламентов, архивирование и длительное хранение данных.
Это могут быть ежемесячные и ежеквартальные отчеты о работе благотворительных фондов, налоговой службы. Они обычно имеют вид таблиц, табелей, списков и справок.
Документы, как правило, формализованы, их удобно хранить в архиве и предоставлять для ознакомления. Однако персонал тратит много рабочего времени на их подготовку, а корректировка практически невозможна.
Коммерческие компании бумажные отчеты используют крайне редко.
Личное наблюдение
Способ контроля подчиненных, при котором директор или начальник отдела лично сотрудниками, проверяет их действия, дает советы, вносит корректировки. Это может происходить во время совещаний или планерок, посещений производственного участка.
Преимущество такого варианта в том, что во время контроля можно сразу оценить работу, совет, исправить ошибку. Но при этом руководитель постоянно тратит время на контроль. Кроме того, такой подход создает стресс для сотрудников, в результате чего их продуктивность падает.
Использовать этот формат проверки можно, когда нужно оценить неизмеряемые аспекты работы: рабочую атмосферу, вовлеченность в процесс, отсутствие конфликтов.
Электронные формы контроля
Наиболее эффективный вариант — электронные способы контроля подчиненных. Для этого используют аппаратные или программные инструменты: CRM-системы, приложения для учета рабочего времени, программы мониторинга работы на компьютере.
У этого подхода много плюсов:
- Контроль не требует участия отдельного сотрудника, мониторинг ведется автоматически.
- Руководитель всегда имеет доступ к нужной информации по каждому сотруднику, а также может сформировать общий отчет.
- Контролировать персонал можно удаленно, что важно для сети магазинов, филиалов и других территориально разделенных бизнесов.
Недостаток у этого варианта только один — стоимость. Покупка устройств и программ, интеграция в рабочие процессы требует времени и денег. В некоторых случаях затраты будут выше, чем выгоды от использования сервисов.
Кроме того, постоянный контроль снижает доверие сотрудников, убивает в них инициативность и мотивацию, создает дополнительный стресс.
Инструменты для контроля подчинённых
Для оценки качества работы подчиненных используют автоматизированные системы учета рабочего времени. Их возможности:
- сбор информации о присутствии сотрудников на рабочих местах;
- подготовка отчетов для руководителя, выявление недостатков в работе для оптимизации бизнес-процессов;
- передача данных в учетные приложения для начисления заработной платы и премий в зависимости от результатов работы;
- контроль сроков, уведомление о перерывах и дедлайнах, оповещение о нарушениях.
Кроме того, похожие функции имеют системы мониторинга задач и платформы для взаимодействия с клиентами (CRM). С их помощью можно выполнять такие действия:
- ставить задачи сотрудникам с указанием дедлайна и приоритета, назначать исполнителей и ответственных;
- отслеживать статус задач;
- организовать коммуникацию между подчиненными в рамках одного проекта, создать единое рабочее пространство с комментариями, прикрепленными файлами, ссылками;
- планировать работу с учетом выставленных сроков и распределять нагрузку среди сотрудников;
- анализировать результаты работы, составлять отчеты для руководителя, сравнивать количество запланированных и выполненных задач.
Возможности систем учета рабочего времени и мониторинга можно расширять за счет установки дополнительных модулей и обмена данными с другим корпоративным программным обеспечением.
Преимущества таких программ:
- Полная прозрачность рабочего процесса: директор всегда знает, чем заняты его сотрудники.
- Автоматизация контроля: на сбор и анализ данных не тратится время.
Системы помогают выявить проблемы в бизнес-процессах для их последующей оптимизации.
При этом избыточный контроль со стороны начальника может демотивировать людей. Кроме того, программные инструменты не подходят для проверки работы подчиненных, если важно зафиксировать время их прихода на работу и ухода из офиса, подсчитать количество выходов на перекур или длительность обеденного перерыва.
В этом случае подойдут узкоспециализированные программно-аппаратные комплексы. Например, система БОСС Контроль состоит из терминалов для считывания информации и облачного центра обработки данных.
Установленное в офисе устройство может фиксировать приходы и уходы, идентифицируя сотрудника по биометрическим данным. После этого прибор с помощью встроенного модема отправляет данные на сервер. Руководитель имеет доступ к исходной информации и может сформировать нужный ему отчет.
Далее полученные цифры можно использовать для построения системы мотивации сотрудников, начисления зарплаты, надзора за трудовой дисциплиной и других целей.
Итоги
Контроль деятельности подчиненных необходим, даже если персонал справляется с поставленными задачами и не допускает нарушений. Для проверок можно использовать различные инструменты от бумажных отчетов до автоматизированных систем контроля.
Простым, но эффективным вариантом может быть система БОСС Контроль. В отличие от СКУД, не требует больших вложений в покупку и интеграцию. Оборудование готово к применению сразу после установки и подключения к сети. Инвестиции многократно окупаются за счет повышения эффективности работы персонала, уменьшения количества прогулов и опозданий.