Командировочные расходы возникают, когда подчиненный выполняет рабочие задачи вне постоянного места работы. По закону работодатель обязан возместить такие затраты, но только при соблюдении определенных условий. К компенсации относятся расходы, которые напрямую связаны с деятельностью фирмы, предусмотрены нормативными актами и подтверждены документами. Если эти требования нарушены, у сотрудника может возникнуть обязанность заплатить НДФЛ, а у компании - доначисления по налогу на прибыль.
В статье разберем, какие расходы считаются командировочными, кто и в каком порядке их оплачивает, как вести учет таких затрат, отражать их в реестрах и правильно рассчитываться с сотрудником.
Что такое командировочные расходы и кто их оплачивает
Для начала разберемся, что такое командировочные расходы по трудовому и налоговому законодательству, какие обязанности возникают у работодателя и что должен делать работник в командировке, чтобы получить компенсацию.
Определение по ТК РФ и НК РФ
По Трудовому кодексу этим термином называют затраты, которые несет человек во время поездки в служебных целях. Он делает это только по распоряжению руководителя и выполняет свои обязанности вне основного рабочего места. Такую поездку регулирует статья 166 ТК РФ.
Обязательное возмещение закреплено в статье 168 ТК РФ. В такие затраты входит:
- оплата проезда;
- аренда гостиницы или другого жилья;
- суточные расходы, связанные с проживанием;
- иные траты, которые возмещаются с разрешения работодателя.
Для налогообложения важно, что эти выплаты компенсируют затраты сотрудника и не считаются его доходом. Согласно статье 217 НК РФ, командировочные не подлежат обложению НДФЛ, если суточные выданы в пределах нормы (не более 700 рублей за каждый день командировки в РФ и не более 2500 рублей за пределами России), а траты на проживание и проезд подтверждены документами.
Выплаченные за командировки деньги компания относит к собственным расходам, которые связаны с производством или реализацией продукции и указаны в статье 264 НК РФ. Согласно налоговому законодательству, они исключаются из налогооблагаемой базы налога на прибыль, если обоснованы, документально подтверждены и связаны с работой организации.
Обязанность работодателя
Выплата командировочных расходов - обязанность организации, а не ее право. Сотрудник не должен ездить в командировку за свой счет, и эти выплаты не зависят от того, получил работодатель финансовый результат от поездки или нет.
Индивидуальный предприниматель или юридическое лицо может издавать внутренние нормативы, которые регулируют командировки и компенсацию затрат. Но эти документы должны конкретизировать или расширять права, а не сужать их.
Что входит в командировочные расходы
Понятие командировки и командировочных расходов закреплены в законодательстве. Типы затрат и особенности возмещения указаны в статье 168 ТК РФ, Постановлении Правительства РФ № 501, а также других подзаконных актах.
Суточные
Это расходы, которые несет работник при проживании не у себя дома во время командировки. Сюда включены выплаты на питание, удовлетворение бытовых потребностей и прочие.
Их особенности:
- не нужно подтверждать документально;
- начисляются за каждый день поездки, включая дни в пути и выходные;
- размер устанавливает работодатель, но если превысить лимиты,указанные в НК РФ, придется начислять НДФЛ.
Расходы на проезд
В эту категорию включены стоимость билетов в обе стороны, а также между пунктами в командировке. Оплачивается общественный транспорт в городе, а также железнодорожные и авиабилеты, поездка на своей или служебной машине.
Расходы на проезд возмещаются полностью без каких-либо лимитов. Класс купе или места в самолете может установить работодатель самостоятельно. Сотрудник обязан предоставить подтверждающие документы или билеты.
Проживание
Аренду гостиничного номера или другого жилья тоже оплачивают в полном объеме, включая обязательные сборы. Для этого работник должен подтвердить расходы. Лимиты на стоимость аренды может установить работодатель, но в пределах разумного и с учетом средней рыночной цены. Также нельзя заведомо занижать размер этой выплаты.
Иные затраты
К иным относят те затраты на командировочные расходы, которые понес сотрудник при выполнении задания в командировке. Он тратит эти деньги по разрешению или с ведома работодателя. Например:
- оформление визы и покупка страховки;
- телефонная связь и интернет;
- оплата провоза багажа;
- поездки на такси;
- взносы за участие в выставках, семинарах и т. д.
Эти суммы также возмещают работнику, если есть подтверждающие чеки, квитанции, талоны.
Документы по командировочным расходам: обязательный пакет
Рассмотрим подробнее, какие документы по командировочным расходам должен составить работодатель и предоставить работник, чтобы правильно отразить их в учете.
Приказ о командировке и служебное задание
Поездку в командировку оформляют приказом, в котором указывают фамилию и имя сотрудника, место и срок поездки, цель, способ финансирования.
Служебное задание оформлять не обязательно. Но приказ помогает связать поездку с производственными целями организации и обосновать расходы, чтобы отразить их в налоговом учете и сократить базу налога на прибыль.
Авансовый отчет
Это основной документ, в нем отражены командировочные. Авансовым отчетом работник подтверждает целевое использование денег, в нем он указывает фактически понесенные затраты.
Отчет подают после возвращения из командировки. Сроки оформления обычно указаны во внутренних нормативных документах компании. К документу обязательно прикладывают все подтверждающие документы - билеты, счет из гостиницы за проживание и т. п.
Если авансовый отчет покрыл все расходы, сотрудник возвращает остаток, в противном случае ему компенсируют те суммы, которые он заплатил из своих денег.
Подтверждающие документы
Чаще всего прикладывают такие документы к командировочным расходам:
- билеты на проезд на автобусе, поезде, самолете;
- счет и чек за проживание;
- квитанции и чеки, подтверждающие другие затраты.
Обратите внимание, что компенсировать командировочные расходы можно только в том случае, если были затрачены деньги во время поездки, что должно быть отражено в дате на чеке.
Особенности оформления для зарубежных командировок
Поездки за границу оформляют в таком же порядке. Работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выдачей визы.
Расчеты производятся в рублях. Пересчет нужно делать по курсу, который действует на момент подачи и утверждения авансового отчета.
Налогообложение командировочных расходов
Выдачу командировочных расходов нужно правильно отразить в налоговом учете для работника компании и юридического лица или ИП.
Какие суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами
Как мы указывали выше, командировочные расходы не являются доходом работника, поэтому удерживать с них НДФЛ не нужно, о чем говорится в статье 217 НК РФ.
Те же правила распространяются и на страховые взносы. Статья 422 НК РФ закрепляет, что командировочные не подлежат обложению страховыми взносами, если работодатель не превысил установленные лимиты.
Превышение норм
Размер суточных не лимитирован ТК РФ, так ст. 168 Трудового Кодекса разрешает устанавливать эти выплаты локальными актами. Но если сотрудник получает суточные выше лимита, эти суммы облагаются НДФЛ и страховыми взносами, и их отражают как доход работника.
Учет расходов при расчете налога на прибыль
Авансовые командировочные расходы и фактически потраченные суммы влияют на доход компании и на размер налога на прибыль. В статье 264 НК РФ указано, что эти выплаты считаются «прочими расходами». На них можно уменьшать налогооблагаемую базу при соблюдении нескольких условий:
- они экономически обоснованы;
- есть документальное подтверждение;
- командировка связана с основной деятельностью работодателя.
Обратите внимание, что суточные включают в расходы полностью. В этом случае не действуют лимиты, установленные для начисления НДФЛ. Расходы на проживание и проезд также учитываются полностью, независимо от класса обслуживания.
Однако если каких-то подтверждающих документов нет, эти выплаты нельзя отнести на расходы, иначе можно получить доначисление от налоговой инспекции.
Риски: как избежать доначислений при проверках
Проблемы во время проверок налоговой возникают в том случае, если инспекция считает расходы необоснованными и не относящимися к деятельности компании. В этом случае затраты могут включить в налогооблагаемую базу, доначислить НДФЛ.
Чтобы этого избежать, лучше придерживаться таких советов:
- Составлять служебное задание, где надо сформулировать цель поездки.
- Привести внутренние нормативные акты в соответствии с ТК РФ и ПП № 501.
- Принимать с авансовым отчетом только те подтверждающие документы, которые позволяют четко идентифицировать затраты, в том числе в рамках начальной и конечной даты поездки.
- Разграничивать в учете суточные в пределах лимита и его превышение.
- Сохранять документы, которые подтверждают необходимость командировки - подписанные договоры, переписку с партнерами, приглашения на выставки.
Порядок выплаты и возмещения командировочных
Выдача аванса
Деньги выдают на командировочные расходы до начала поездки. Аванс может покрывать:
- суточные на время поездки;
- приблизительную стоимость билетов и проживания;
- другие согласованные расходы.
Деньги могут выдать наличными, перевести на счет работника или выдать корпоративную карту.
Постфактум-возмещение
После возвращения из командировки и составления авансового отчета работнику доплачивают деньги, если фактические затраты оказались больше аванса. Для этого он должен подтвердить их чеками или другими документами и обосновать связь с целью поездки.
Компания или ИП не имеет права отказать сотруднику в возмещении, если он предоставил квитанции и действовал в рамках задания (статья 234 ТК РФ).
Сроки оплаты по возвращении
Сроки сдачи авансового отчета регулирует сама организация. Окончательный расчет производится в разумные сроки после утверждения авансового отчета. В противном случае работодатель может понести ответственность за нарушение трудового законодательства.
Отражение в бухгалтерском и налоговом учете
В бухгалтерии выплаты командировочных отражаются как затраты по видам хозяйственной деятельности или как прочие расходы. Зависит от того, для чего сотрудник ездил в командировку.
В налоговом учете суммы командировочных относят на затраты, если соблюдены требования статьи 252 НК РФ. Суточные учитывают полностью, но если превышен лимит в 700 или 2500 рублей, то работнику начисляют НДФЛ. Для базы по налогу на прибыль разницы нет.
Получить информацию о фактическом отсутствии или присутствии сотрудников на рабочем месте, а также указать причины отсутствия можно с помощью автоматизированных средств учета, например, онлайн-системы БОСС Контроль, откуда их можно извлечь и корректно отразить в бухучете.
Заключение
Правильное отражение и возмещение командировочных расходов позволяет соблюсти требования закона. Чтобы избежать споров относительно фактического присутствия и отсутствия сотрудника на рабочем месте, можно предоставить контролирующим органам данные из системы автоматизированного учета БОСС Контроль.